Le défi des contrats récurrents multi-sites
Vous dirigez une société de propreté de 10 à 50 salariés ? Vos équipes enchaînent des dizaines de sites : bureaux, entrepôts, petites usines. Les passages sont quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Plus le portefeuille grandit, plus la gestion repose sur des outils bricolés : Excel, SMS, cahiers papier, classeurs.
Prenons un cas type : une société de 35 personnes, 12 agents d'équipe et 40 sites clients. Voici comment un logiciel de société de nettoyage comme Opteeam transforme son quotidien, du contrat au rapport client.
Les irritants d'une société de nettoyage au quotidien
Sur le terrain
- Le cahier de passage papier laissé sur site est illisible, oublié ou perdu.
- Aucune preuve datée en cas de réclamation : « vous n'êtes pas passés mardi ».
- Les codes d'accès, badges et consignes d'alarme circulent par SMS ou WhatsApp et sont introuvables au moment voulu.
- Le remplaçant arrive sur un site qu'il ne connaît pas, sans la liste des zones.
- Les habilitations (autolaveuse, SST, autorisation d'accès au site) sont dans des classeurs. Quand un client industriel les demande, l'agent n'a pas le justificatif et l'accès peut lui être refusé.
Au bureau
- Un planning Excel recopié chaque semaine.
- Une absence déclenche des appels en cascade, sans vision des sites proches.
- Des tournées « à la mémoire », avec des trajets en zigzag.
- Des échéances d'habilitations suivies dans un tableau et découvertes trop tard.
- Un reporting client mensuel monté à la main, plusieurs heures par client.
Opteeam : un logiciel pour société de nettoyage qui s'adapte à vos contrats
Opteeam est une application web et mobile qui relie le bureau et les agents sur le terrain. Vous paramétrez vos types de commandes, vos missions, vos formulaires et vos rapports, sans vous adapter à un outil rigide. Voici les étapes pour un contrat de nettoyage récurrent.
Étape 1 : créer un contrat de nettoyage récurrent qui génère ses missions
Vous créez une commande de type « Contrat de nettoyage récurrent » pour votre client, par exemple « Entrepôt Logis Ouest », avec ses sites rattachés dans la base clients. Vous définissez la récurrence :
- du lundi au vendredi à 18h pour le nettoyage quotidien ;
- le 1er mardi du mois pour la vitrerie ;
- une remise en état annuelle.
Les missions apparaissent automatiquement au planning. Fini le planning recopié chaque semaine : l'administratif ne gère plus que les exceptions.
Étape 2 : planifier, affecter et optimiser les tournées
Vos types de missions sont définis une fois : nettoyage quotidien bureaux, sanitaires et vestiaires, vitrerie mensuelle, remise en état annuelle. Chacun a son nom, son icône et sa couleur.
Le responsable affecte chaque mission dans la colonne de l'agent ou de l'équipe, puis lance l'optimisation de la tournée du soir, qui enchaîne les sites selon le temps et la distance. En mode Kanban, il empile les missions non planifiées avant de les placer. Si un agent est absent, il déplace ses missions d'une colonne à l'autre, avec une vue immédiate des trajets.
Chaque carte du planning affiche des badges métier pour que rien ne passe à la trappe :
🔒 code d'accès et lieu de la clé ;
⚠️ consigne de sécurité (zone chariots élévateurs, EPI) ;
🧴 matériel (autolaveuse, produits spécifiques) ;
🪪 habilitation requise (par exemple la conduite d'autolaveuse).
Habilitations des agents : gardez le contrôle avant chaque affectation
Chaque agent dispose d'une fiche avec la liste de ses permis et autorisations, et leurs dates de validité. Avant de valider une affectation, le responsable vérifie que l'agent détient l'habilitation requise et qu'elle est valide. Il n'y a pas de blocage automatique : la décision reste la sienne, y compris pour un remplaçant d'urgence. Une alerte d'expiration lui permet d'anticiper, au lieu de découvrir un permis périmé le jour J.
Sur le terrain, si le client demande les autorisations, l'agent ouvre sa liste sur son mobile et les présente en quelques secondes.
Étape 3 : la preuve de passage, saisie sur mobile par l'agent
Sur site, l'agent ouvre sa mission et remplit le formulaire « Passage quotidien » :
- en-tête obligatoire : site, prestation, agent ;
- checklist par zone (oui / non / non applicable) : sols, sanitaires, poubelles, surfaces, cuisine ou salle de pause ;
- photo obligatoire sur les zones sensibles ;
- zone anomalie : si une case est décochée, un commentaire et une photo deviennent obligatoires (matériel cassé, fuite, consommable manquant) ;
- consommables à réapprovisionner ;
- signature électronique de l'agent, et du référent client si le contrat le prévoit.
Le remplaçant retrouve dans la mission les codes, les consignes et la liste des zones, sans appel au bureau. Côté droits, l'agent voit sa checklist et ses consignes, tandis que l'évaluation qualité interne reste masquée pour lui et visible du responsable sur le web.
Étape 4 : un rapport client généré sans double saisie
Le rapport s'appuie sur votre modèle personnalisé : logo, site, période, passages réalisés (dates, agents), checklists, photos, anomalies et actions menées. Il se génère :
- à la clôture de chaque mission, pour un rapport par passage ;
- en fin de mois, pour une synthèse client.
Si le client exige les autorisations des intervenants (plan de prévention, dossier de conformité), vous les téléchargez à côté et les liez au rapport. Tout est archivé dans la commande, prêt à envoyer.
Les gains pour votre société de nettoyage
- Fin de la ressaisie hebdomadaire : les contrats génèrent leurs missions.
- Preuve de passage systématique : checklist et photos datées, consultables à tout moment.
- Réclamation traitée en quelques minutes : mission, photos et checklist du jour concerné sont déjà là.
- Habilitations sous contrôle : justificatifs sur mobile et alerte avant expiration.
- Remplaçant opérationnel immédiatement : codes, consignes et zones dans la mission.
- Moins de kilomètres à vide grâce à l'optimisation des tournées.
- Reporting client sans double saisie, au lieu de plusieurs heures par client.
Quelle que soit votre taille
Pour une petite structure, un seul type de commande, un formulaire et un registre simple remplacent le classeur. Pour une structure plus grande, vous pouvez gérer plusieurs plannings par responsable de secteur, des formulaires par typologie de site et des droits distincts (agent, chef d'équipe, responsable web).
Prêt à prouver chaque passage ?
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